Merekrut karyawan baru adalah hal yang lumrah dilakukan sebuah perusahaan. Selain untuk menambal posisi karyawan yang memutuskan mengundurkan diri, merekrut karyawan juga bisa menjadi investasi untuk pengembangan bisnis. Namun, merekrut karyawan bukanlah hal yang mudah dilakukan. Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum dan pada saat merekrut karyawan.
Deskripsi Pekerjaan dan Struktur Organisasi
Sebelum melakukan perekrutan, rekrutmen perlu memikirkan posisi apa yang benar-benar dibutuhkan dan hasil pekerjaan yang diharapkan dari karyawan baru. Ini juga membantu pada saat proses seleksi agar sesuai dengan keinginan perusahaan. Deskripsi yang jelas juga akan memudahkan karyawan dalam melaksanakan pekerjaan.
Selain deskripsi pekerjaan, struktur organisasi juga penting. Karyawan dapat mengetahui dengan siapa ia dapat bertanggung jawab atau dengan siapa ia dapat bekerja sama terkait pekerjaan yang dilakukan.
Orientasi Karyawan Baru
Merekrut karyawan baru, baik sudah memiliki pengalaman atau belum, memerlukan masa orientasi di tempat kerja baru. Masa orientasi bisa diisi dengan berkenalan dengan karyawan lain yang ada di kantor, tur gedung kantor, memperkenalkan peraturan dan budaya perusahaan. Pindah ke tempat pekerjaan baru, pasti memiliki perbedaan budaya dan suasana dengan tempat kerja lama.
Orientasi karyawan juga meliputi kegiatan rutin yang dilakukan perusahaan, seperti meeting rutin, kegiatan rutin yang biasa dilakukan di kantor. Diluar dari kegiatan formal, beberapa perusahaan juga memiliki kegiatan informal yang dilakukan oleh kantor, seperti olahraga bersama dan arisan. Mendorong karyawan baru mengikuti kegiatan informal dapat menjadi proses adaptasi yang baik untuk kehidupan sosialnya.
Administrasi dan Benefit Karyawan
Karyawan yang baru bergabung perlu mengumpulkan beberapa berkas administrasi seperti kontrak kerja, foto kopi KTP, NPWP, dan rekening bank untuk penggajian. Berkas tersebut bertujuan untuk kelengkapan administrasi dan penghitungan benefit karyawan seperti gaji, tunjangan, upah lembur, BPJS, PPh 21.
Administrasi karyawan lainnya ketika sudah terikat kontrak, juga ada sisem absensi, pencatatan slip gaji, pengajuan cuti, dll. Hal-hal administratif ini biasa dikerjakan oleh Human Resource Development (HRD). Namun, tidak semua perusahaan memiliki jumlah staff yang cukup untuk mengurus seluruh kepeluan karyawan di perusahaan, terlebih jika perusahaanmu baru berjalan. Perusahaan besar dengan karyawan yang lebih banyak juga punya tantangan yang lebih kompleks dalam mengurus administrasi karyawan.
Lisanna Konsultan Pajak, tidak hanya dapat membantu menghitung dan membantu pajak perusahaan, tapi juga dapat membantu dalam mengurus hal-hal administratif karyawan seperti sistem penggajian atau payroll, termasuk BPJS dan PPh 21. Menggunakan jasa payroll system dapat membuat bisnis lebih efisien, membuatmu fokus menjalankan bisnis, dan bagian HRD dapat fokus dalam pengembangan karyawan.